Regulamin programu – Fundacja Medicana

§ 1. Postanowienia ogólne

Organizatorem programu jest Fundacja Medicana, zwana dalej „Fundacją”.
Program ma charakter pomocowy i służy wsparciu osób potrzebujących wyrobów medycznych lub sprzętu wspierającego mobilność, samodzielność i rehabilitację.
Udział w programie jest dobrowolny. Zgłoszenie do programu nie oznacza obowiązku zakupu sprzętu ani skorzystania z konkretnego sklepu.
Każde zgłoszenie otrzymuje indywidualny numer sprawy w formacie FM/ROK/NUMER, wykorzystywany w dalszej obsłudze sprawy.

Fundacja może pomagać w szczególności w: wstępnym rozpoznaniu potrzeb, uporządkowaniu dokumentów, sprawdzeniu posiadanego e-zlecenia, organizacji procesu uzyskania e-zlecenia, porównaniu możliwości sprzętowych, wyjaśnieniu zasad refundacji, kontakcie ze sklepem oraz monitorowaniu realizacji sprawy.
Fundacja może wskazać współpracujący sklep lub innego partnera, ale pacjent zachowuje prawo wyboru innego punktu realizacji.
Fundacja nie jest sprzedawcą sprzętu, nie pobiera od pacjenta zapłaty ani dopłaty za sprzęt i nie jest stroną umowy sprzedaży zawieranej ze sklepem.
Zakres pomocy może zależeć od rodzaju sprzętu, dokumentacji, zasad refundacji i możliwości współpracy z wybranym przez pacjenta sklepem.

Zgłoszenie następuje poprzez formularz na stronie Fundacji lub inny udostępniony kanał zgłoszeniowy.
Pacjent podaje podstawowe dane kontaktowe tylko raz. Kolejne formularze i dokumenty powinny być przypisywane do tego samego numeru sprawy.
Każda sprawa może mieć przypisanego Opiekuna sprawy po stronie Fundacji, odpowiedzialnego za kontakt i koordynację kolejnych etapów.
Pacjent zobowiązuje się przekazywać informacje prawdziwe i aktualne oraz poinformować Fundację o istotnych zmianach dotyczących sprawy.

Fundacja może poprosić o dokumenty niezbędne do prawidłowego poprowadzenia sprawy, w tym dokumenty dotyczące stanu funkcjonalnego, orzeczenia, dokumentację medyczną, informacje o e-zleceniu lub dokumenty wymagane do ubiegania się o dofinansowanie.
Jeżeli pacjent posiada już ważne e-zlecenie, Fundacja nie organizuje ponownego wystawienia tego samego zlecenia.
Jeżeli pacjent nie ma odpowiedniego e-zlecenia, Fundacja może koordynować proces jego uzyskania poprzez Medicana. Wystawienie zlecenia pozostaje decyzją osoby uprawnionej i wymaga istnienia wskazań medycznych.
Dokumenty powinny być przekazywane przez wskazany bezpieczny mechanizm. Na etapie przejściowym Fundacja może korzystać z istniejącego rozwiązania Medicana do zgłaszania pacjentów i przesyłania dokumentów.

Fundacja nie podejmuje decyzji medycznych i nie gwarantuje wystawienia e-zlecenia.
Lekarz lub inna osoba uprawniona podejmuje decyzję samodzielnie na podstawie aktualnych przepisów, wskazań medycznych i przeprowadzonej oceny.
Wynagrodzenie osoby udzielającej świadczenia medycznego nie jest uzależnione od zakupu sprzętu przez pacjenta ani od wyboru konkretnego sklepu.

Fundacja może pomagać pacjentowi zrozumieć dostępne możliwości finansowania, w tym refundację NFZ oraz - gdy ma to zastosowanie - dofinansowanie PFRON/PCPR lub inne dostępne źródła.
Fundacja nie gwarantuje przyznania refundacji ani dodatkowego dofinansowania. Ostateczne decyzje należą do właściwych instytucji.
Wysokość refundacji zależy od rodzaju wyrobu, kodu zlecenia, obowiązującego limitu i sytuacji pacjenta. Limity mogą ulegać zmianom.
Kwota PFRON/PCPR nie może być traktowana jako przyznana do czasu wydania właściwej decyzji lub innego wiążącego potwierdzenia.

Pacjent samodzielnie wybiera sklep lub punkt realizacji. W przypadku wyrobów refundowanych wybór powinien uwzględniać zasady realizacji zleceń NFZ.
Fundacja może rekomendować współpracujący sklep, ale rekomendacja nie ma charakteru obowiązkowego.
Sklep przedstawia pacjentowi ostateczne warunki finansowe, w szczególności cenę sprzętu, kwotę refundacji, uwzględnione dofinansowanie oraz ewentualną dopłatę pacjenta.
Pacjent akceptuje warunki finansowe bezpośrednio wobec sklepu. Dopłata za sprzęt jest płacona sklepowi, a nie Fundacji.
Fundacja może odnotować w sprawie, że warunki finansowe zostały przedstawione i zaakceptowane przez pacjenta.

Po wydaniu sprzętu sklep przekazuje Fundacji potwierdzenie realizacji sprawy, obejmujące co najmniej datę wydania, rodzaj sprzętu oraz dane finansowe niezbędne do zamknięcia sprawy.
Po około 7-14 dniach Fundacja może skontaktować się z pacjentem lub wysłać krótką ankietę kontrolną dotyczącą odbioru i dopasowania sprzętu.
Brak odpowiedzi pacjenta po przypomnieniu może skutkować zamknięciem sprawy, o ile nie ma informacji o problemie wymagającym interwencji.

Jeżeli po wydaniu sprzętu pojawi się problem, pacjent może zgłosić go Fundacji.
Fundacja kwalifikuje zgłoszenie i przekazuje je do właściwego podmiotu. Regulacje, serwis, naprawy oraz reklamacje dotyczące sprzętu realizuje co do zasady sprzedawca lub inny podmiot odpowiedzialny za dany zakres.
Jeżeli problem wymaga ponownej oceny potrzeb funkcjonalnych lub medycznych, Fundacja może skierować sprawę do odpowiedniego specjalisty.
Sprawa może zostać ponownie zamknięta po potwierdzeniu rozwiązania problemu albo po wskazaniu pacjentowi właściwej dalszej ścieżki.

Dane osobowe i dokumentacja są przetwarzane wyłącznie w zakresie potrzebnym do obsługi sprawy i zgodnie z przekazaną pacjentowi informacją o przetwarzaniu danych.
Dane dotyczące zdrowia mogą wymagać odrębnej podstawy prawnej i odpowiednich zgód lub upoważnień. Szczegółowe zasady określa dokumentacja RODO Fundacji.
Jeżeli w imieniu pełnoletniego pacjenta działa inna osoba, może być wymagane odpowiednie upoważnienie lub inna podstawa do działania i dostępu do danych.
Okresy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów zostaną określone zgodnie z obowiązującymi przepisami i polityką retencji zatwierdzoną dla Fundacji.

Sprawa może zostać zamknięta po wydaniu sprzętu i przeprowadzeniu kontroli, po rezygnacji pacjenta albo gdy dalsza realizacja nie jest możliwa.
Fundacja może zakończyć obsługę sprawy również wtedy, gdy pacjent mimo prób kontaktu nie przekazuje informacji lub dokumentów niezbędnych do dalszego działania.
Zamknięcie sprawy nie pozbawia pacjenta praw wobec sprzedawcy, podmiotu medycznego, NFZ, PFRON/PCPR ani innych instytucji wynikających z obowiązujących przepisów.

Fundacja może aktualizować regulamin, jeżeli zmienią się przepisy, zasady finansowania albo organizacja programu. Aktualna wersja powinna być dostępna na stronie programu.
Zmiana regulaminu nie powinna naruszać praw nabytych pacjenta w już rozpoczętej sprawie, o ile przepisy bezwzględnie obowiązujące nie wymagają innego postępowania.
W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają właściwe przepisy prawa polskiego.
Regulamin wymaga końcowej weryfikacji prawnej przed publikacją i wdrożeniem.